Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeines 
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. 
 
Verantwortliche Stelle 
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: 

EELOY AG 
Bahnhofstraße 16 
36037 Fulda 

Vorstand: Andreas Pfeil-Schulz, Andreas Bohl 

Telefon: +49 661 460901-0 
E-Mail: hallo@eeloy.com 
Webseite: https://www.eeloy.com 

 
Wir haben zudem Herrn Frank Spaeing als externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie postalisch unter: 

Datenschutzbeauftragter c/o 
EELOY AG 
Bahnhofstraße 16 
36037 Fulda 

oder per E-Mail unter: frank.spaeing@ds-quadrat.de  
 

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren 
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular, bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.  

1. Reisekostenerstattung 

Bewerber:innen haben gemäß § 670 BGB einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Vorstellungskosten, sofern keine anderweitige Regelung getroffen wurde, welche Kosten für die Anreise zum Vorstellungsgespräch vom Arbeitgeber übernommen werden. Da die Verarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsgesprächs und damit zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen als betroffene Person erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. 

1. 
   

2. 2. Daten, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses ggf. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung potenzieller Rechtsansprüche dienen (z.B. Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) 

3. Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten, dienen uns ggf. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung potenzieller Rechtsansprüche (z.B. wenn sich EELOY Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ausgesetzt sehen würde). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Nutzung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren. 

4. 
   

1. 3. Überführung in die Personalakte nach erfolgter Einstellung 

2. Nach erfolgreicher Einstellung werden die Bewerbungsdaten in die Personalakte der künftigen Mitarbeiter:innen überführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. 

3. 
   

1. 4. Management von datenschutzrechtlichen Betroffenenrechten 

2. Widerspruchserklärungen, die Sie ggf. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entgegensetzen; Erklärungen und Informationen, die wir von Ihnen zur oder bei Geltendmachung Ihrer in den Ziffern VII. und VIII. (Art. 12-22 DSGVO) genannten datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte erhalten. Die Verarbeitung erfolgt zur Einhaltung bzw. Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung, der in den Ziffern VII. und VIII. (Art. 12-22 DSGVO) genannten datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte, denen EELOY als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO 

3. genügen muss. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. 

4. 
   

5. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern. 
   Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben: 

6. 
   

• • • - Name (Vor- sowie Nachname) 

- E-Mail-Adresse 

- Telefonnummer

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin können weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc. enthalten sein. 
 
Empfänger von Daten 
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich sowie weitere in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff. Im Rahmen der Bewerbung verarbeiten wir die Daten, die wir von Ihnen benötigen. Dies können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc.) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Ihre Bewerberdaten, die Sie uns auf elektronischem oder postalischem Wege übermitteln, werden dabei ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und der Kontaktaufnahme im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und genutzt. 

Herkunft der Daten
Wir arbeiten nur mit Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses freiwillig zur Verfügung stellen. 

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling 
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt. 

Widerrufsmöglichkeit 
Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie jederzeit das Recht Ihre erteilte Einwilligung zu widerrufen. Ihr Widerruf hat lediglich Wirkung für die Zukunft. Sie können sich jederzeit zur Ausübung Ihrer Widerrufsmöglichkeit an die oben angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an datenschutz@eeloy.com wenden.  
 
Datenlöschung und Speicherdauer 
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt beispielsweise in der Erfüllung einer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). 

Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (z.B. Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum, etc.). 
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung einzelner Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnungen). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, etwa aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). 
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr geltend gemachter Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1, lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt beispielsweise in der Erfüllung einer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). 
 

Sollten wir Ihre Unterlagen für weitere Vakanzen vorhalten wollen, werden wir Sie darüber informieren und Ihre Einwilligung einholen, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren und Ihnen anzubieten. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Ihre Unterlagen werden dann bis zu zwei Jahre über das Ende des ursprünglichen Bewerbungsprozesses hinaus im „Talent Pool“ gespeichert. Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talent Pool widerrufen, wird Ihre Bewerbung umgehend entfernt und gemäß den geltenden Löschvorgaben gelöscht. 

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.  
 
Weitergabe der Daten an Dritte 
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.  
 
Betroffenenrechte 
Werden auf Ihre Person bezogene Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne von Art. 4 Abs. 1 DSGVO. Als Betroffenem stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die nachfolgenden Rechte zu. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an die oben angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an datenschutz@eeloy.com wenden. 

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO 
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies umfasst die in Art. 15 DSGVO dargestellten Pflichtinformationen. 

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO 
Sie haben das Recht auf die unverzügliche Berichtigung falscher sowie die Vervollständigung unrichtiger personenbezogener Daten. 

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO 
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere, wenn keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung vorliegt. 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO 
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere auf Ihren Wunsch hin statt einer Löschung der Daten. 

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO 
Sie haben das Recht, alle bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format heraus zu verlangen und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln. 

Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO 
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. 

 
Abschließende Bestimmungen 
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung. 

Zusätzlich können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://www.eeloy.com/datenschutz/ einsehen.